Resenha do artigo “As 10 maiores armadilhas do orçamento”, de Tad Leahy, publicado no periódico HSM Management de Maio-Junho de 2002

O processo de elaboração de orçamentos é um grande desafio para qualquer executivo. Sua importância é tamanha, pois possibilita prever os resultados a serem alcançados pela organização. É com ele que a administração define os limites de investimentos, custos e despesas necessários para atingi-las. Além de iniciar o planejamento das metas, tais como: a participação no mercado, comercialização de novos produtos ou serviços, faturamento, entre outros. Dada à relevância deste assunto, a Revista HSM Management, em sua edição de Maio/Junho de 2002, publicou o artigo do estudioso Tad Leahy listando os principais aspectos que o gestor financeiro de uma empresa deve estar atento para que possa utilizar do orçamento como um instrumento eficiente. Essas “armadilhas” foram indicadas, via entrevista, por alguns executivos nos Estados Unidos. Além dos pontos citados, também expôs sugestões de como preveni-las. O problema número um listado pelos executivos foi a condução do processo de trás para frente, isto é, as empresas preparam seu orçamento sem levar em consideração que o orçamento deve refletir os recursos necessários para que a companhia realize seus planejamentos estratégicos e táticos. Como consequência desta condução contrária, o orçamento acabará demonstrando uma falsa realidade da empresa. A segunda armadilha apresentada foi estimar custos no escuro. Pois se os custos não são os corretos, consequentemente o orçamento não será. A falta de informações é o grande vilão das empresas para o processo orçamentário, principalmente nas micro e pequenas empresas. Outro problema apontado foi o de começar de cima para baixo, já que muitas vezes os orçamentos são definidos pela alta administração, com base nas estratégias que eles definem, sem conhecimento da real situação. Dificilmente os gerentes irão estar motivados e comprometidos com o processo. Portanto, o orçamento deve ser uma via de mão dupla, onde os gerentes e a alta administração trabalham em equipe para estabelecer as metas. Atingir metas a qualquer custo é também uma pedra no sapato das empresas, pois uma política sem controle pode ser facilmente manipulada para obtenção de metas. As metas devem ser exigentes, mas também ser realistas. O controle excessivo dos custos pode fazer com que a empresa perca uma excelente oportunidade de negócio altamente lucrativa. Cada vez mais se percebe as constantes mudanças que ocorrem no cenário moderno das empresas, logo o processo orçamentário deve ser contínuo e também flexível. Deixando de tratá-lo como um mandamento gravado em pedra e sim como uma ferramenta que possibilita aos responsáveis usarem informações-chave sobre o desempenho da empresa para aperfeiçoar a alocação de recursos. Outro aspecto abordado foi o apego às planilhas. Comportamento inadequado, pois elas não foram projetadas com instrumentos de orçamento. Atualmente estão disponíveis no mercado aplicativos analíticos, onde se consegue agilidade, precisão e rapidez. O que ocorre com certa constância no âmbito empresarial é tentar colocar um cilindro em um orifício quadrado, ou seja, as empresas procuram fazer com que a tecnologia se adapte aos processos existentes, em vez de determinar que tipo de tecnologia se adapte aos seus processos. Antes de se comprar qualquer software de orçamento o gestor deve analisar quais são as características particulares da empresa e, depois comprar um software que condiz com a sua realidade. Outra crítica foi usar o orçamento como um plano de negócios. Confundir a importância destas ferramentas pode ser prejudicial, pois quando um orçamento otimista serve de base para um plano de negócios, podem surgir problemas adicionais. Já que um plano de negócios deve equilibrar riscos e oportunidades e esta não é uma das características do orçamento. Deve-se buscar ainda minimizar a importância de variações no orçamento, visto que estas acontecem devido à falta de informação e participação dos gerentes de linha no processo orçamentário e que por consequência acabam não cumprindo as metas estabelecidas por desconhecimento. O autor apresenta a sugestão de passar automaticamente para a previsão móvel, já que esta exige menos detalhes na preparação de orçamentos do que as empresas usam tradicionalmente. Fato derivado, sobretudo, de um plano de mudança corporativa que trará um nível de sofisticação em planejamento e previsão que os gestores não possuem normalmente. Outro aspecto que o artigo chama atenção é uma pesquisa feita com trinta administradores financeiros de empresas de todas as partes que constatou a falta de confiança por parte dos diretores do orçamento. A pesquisa por outro lado constatou que os principais tópicos para que o orçamento aumente a confiabilidade e gere valor para a empresa são: melhores previsões, melhor formulação de estratégias, processo que priorizem a eficiência na gestão de custos, e subordinação de planos e orçamentos às estratégias acima de tudo. Além destas quatro premissas que devem cercar o início do processo orçamentário das empresas, para que seja destacada a importância que tem o orçamento para o planejamento e o controle, soma-se a estes indicativos o fato de se entender o orçamento como um processo contínuo. As conclusões deste estudo indicam que é possível para a empresa criar valor para os acionistas com planejamento e orçamentos desde que incluam melhores previsões, estratégias adequadas, planejamentos e orçamentos que priorizem a eficiência na gestão de custos e subordinação de planos e orçamentos. Mas para tanto esta mentalidade deve estar enraizada na cultura da organização e de seus colaboradores, de forma que todos trabalhem na condução do processo orçamentário. É preciso discutir os objetivos com todos os níveis hierárquicos, buscando integrar e comprometer os agentes, pois serão eles os responsáveis pelos resultados almejados.