Top 10 dicas para um bom gerenciamento de projetos
Quando o assunto é gerenciamento de projetos, existem muitos desafios para manter cada atividade/tarefa em andamento e dentro do orçamento. Há vários fatores que devem ser levados em consideração, tanto elementos internos como externos que podem causar desvios no projeto. No entanto, tomar algumas precauções e ter um bom plano B, pode fazer toda a diferença.
Pensando nisso, listamos 10 dicas de gerenciamento para que a evolução de seu projeto ocorra sem problemas:
DICA 1: FAÇA O PLANEJAMENTO DO PROJETO.
Antes mesmo de você iniciar um projeto, certifique-se de ter um plano sólido e conheça os interesses e expectativas de seus steakeholdes. Você precisará assegurar que o escopo do projeto está claramente definido, incluindo os papéis e responsabilidades dos membros da equipe. Desenvolva o plano do projeto verificando se os objetivos chaves estão claramente definidos e alinhados. Você também deve estabelecer critérios de sucesso mensuráveis e rastreáveis, incluindo a realização de tarefas dentro do cronograma e orçamento, confirmação das funcionalidade do produto, satisfação do cliente e que esteja dentro das regulamentações governamentais. Conhecer os detalhes de seu projeto é a base para o sucesso.
DICA 2: CONHEÇA SUA EQUIPE.
Equipe Uma vez que você tem um planejamento definido, o próximo passo é conhecer sua equipe. A equipe do projeto é formada de peças individuais que compartilham um objetivo em comum. Organize os recursos disponíveis (capital intelectual), por meio das competências, talentos e personalidades de cada um. Como gerente de projeto, você vai precisar alinhar essas habilidades, talentos e personalidades dentro do projeto. Certifique-se de que cada colaborador conhece sua tarefa e o que ela representa no projeto como um topo. E lembre-se, feedback sempre.
DICA 3: SEJA O LÍDER DO PROJETO
Um papel-chave na gestão de projetos é o líder. Nesta posição, você precisará cultivar bons e positivos relacionamentos dentro da equipe e agir como um treinador (mentor) para cada membro. Líder de projeto, que essencialmente, é o capitão do navio, significa que você terá de verificar as águas turbulentas que podem estar à frente. Além disso, você precisará ser o exemplo que inspira sua equipe a segui-lo através dos tempos fechados, bem como os tempos calmos. Se você não tem habilidades de liderança, provavelmente não será capaz de vencer os desafios que gerenciar um projeto implica.
DICA 4: DEFINA METAS
Identifique momentos decisivos ao longo do projeto. Forneça um ciclo de vida, incluindo as quatro fases principais: iniciação, planejamento, execução e encerramento. Realize uma avaliação real no final de cada fase – da entrega do sprint aos documentos técnicos no plano do projeto. Você precisará de todos os envolvidos para garantir que o desenvolvimento cumpra todas as especificações do projeto. O produto precisa estar alinhado com a qualidade que seus clientes estão esperando. Essas metas não só irão ajudá-lo a diminuir as mudanças, como também irão alertá-lo de quaisquer problemas recorrentes.
DICA 5: COMUNICAÇÃO – MANTENHA SEMPRE A “PORTA ABERTA”
Comunicação Um dos passos mais importantes no processo de gerenciamento de projetos é garantir que as linhas de comunicação estejam sempre abertas. Tenha um plano de comunicação e use-a. Ao longo de todo o projeto, a comunicação deve ser consistente, aberta, honesta e clara. Certifique-se de manter contato com todas as partes interessadas e membros da equipe durante todo o processo. E também que todos tenham as informações necessárias para tomar decisões e avançar com a mesma velocidade.
DICA 6: TENHA TUDO DOCUMENTADO.
Para que não haja problemas como funcionalidades e telas não solicitadas , desde o início do projeto por todo o caminho, faça e tenha documentação assinada pelos interessados. Mesmo com os melhores processos de gerenciamento, não é sempre que um projeto é concluído no prazo e dentro do orçamento, de modo que você precisará ter a documentação apropriada para prestar contas com seus stakeholders para quaisquer imprevistos. No entanto, não perca muito tempo documentando tudo o que acontece.
DICA 7: GERENCIANDO OS RISCOS DO PROJETO
Riscos são inevitáveis, mas saber gerenciá-los da maneira correta faz toda a diferença. Com sua experiência no gerenciamento de projetos, você pode usar trabalhos semelhantes para orientá-lo e prever quando o risco é iminente e quando uma ação corretiva precisa ser tomada. Em todo caso, você precisará identificar e controlar os riscos antes que ele controle você. Uma vez que um risco é apenas um problema em potencial, cuide dela antes que se torne um problema real. Como uma das mais importantes práticas no processo de gerenciamento, gestão de riscos é essencial para o sucesso do projeto.
DICA 8: EVITE O “ESCOPO INFINITO“
Gerenciamento de escopo em gestão de projetos é outro elemento essencial para o sucesso do projeto. Apesar de inevitável, é seu dever não deixar que as mudanças no projeto se transformem em caos. Em geral, a mudança do escopo ocorre quando novos elementos são adicionados a um projeto que já foi aprovado, mas nenhum aumento é dado ao orçamento, tempo ou recursos para compensar. Se isso ocorrer com muita frequência, você pode realizar uma reformulação no escopo original, somente certifique-se de ter a documentação adequada e todas as partes interessadas junto para assinar essas mudanças antes de prosseguir.
DICA 9: TESTE DE ENTREGAS
Pode parecer lógico, mas as funcionalidades devem ser testadas em cada entrega e antes do produto final. Antes de passar para a próxima fase do projeto, você precisa ter certeza de que o produto está seguindo o planejamento. No final do projeto, o sucesso é determinado se a entrega atendeu ou excedeu as expectativas do cliente. O momento de entrega do projeto (Grand Finale) é o sinal de conquista para você como um gerente, assim como o resto de sua equipe e as partes interessadas. Uma vez que o projeto está completo e o cliente está feliz, sua missão estará completa.
DICA 10: AVALIAÇÃO DO PROJETO
ROIQue lições você aprendeu ao longo de seu processo de gerenciamento de projetos? Cada projeto pode ser uma ferramenta de aprendizagem valiosa. Você deve rever o projeto como um todo, bem como analisar vários componentes: Quais foram as vitórias do projeto? Onde ocorreram as decepções? Este é o momento de tirar conclusões concretas sobre a qualidade do projeto e desempenho do produto. Compare o ROI planejado com o real, como uma maneira de compreender o nível de seu sucesso. Você pode usar as lições aprendidas a partir de cada projeto para minimizar falhas futuras e melhorar cada vez mais suas habilidades.
Pensando nisso, listamos 10 dicas de gerenciamento para que a evolução de seu projeto ocorra sem problemas:
DICA 1: FAÇA O PLANEJAMENTO DO PROJETO.
Antes mesmo de você iniciar um projeto, certifique-se de ter um plano sólido e conheça os interesses e expectativas de seus steakeholdes. Você precisará assegurar que o escopo do projeto está claramente definido, incluindo os papéis e responsabilidades dos membros da equipe. Desenvolva o plano do projeto verificando se os objetivos chaves estão claramente definidos e alinhados. Você também deve estabelecer critérios de sucesso mensuráveis e rastreáveis, incluindo a realização de tarefas dentro do cronograma e orçamento, confirmação das funcionalidade do produto, satisfação do cliente e que esteja dentro das regulamentações governamentais. Conhecer os detalhes de seu projeto é a base para o sucesso.
DICA 2: CONHEÇA SUA EQUIPE.
Equipe Uma vez que você tem um planejamento definido, o próximo passo é conhecer sua equipe. A equipe do projeto é formada de peças individuais que compartilham um objetivo em comum. Organize os recursos disponíveis (capital intelectual), por meio das competências, talentos e personalidades de cada um. Como gerente de projeto, você vai precisar alinhar essas habilidades, talentos e personalidades dentro do projeto. Certifique-se de que cada colaborador conhece sua tarefa e o que ela representa no projeto como um topo. E lembre-se, feedback sempre.
DICA 3: SEJA O LÍDER DO PROJETO
Um papel-chave na gestão de projetos é o líder. Nesta posição, você precisará cultivar bons e positivos relacionamentos dentro da equipe e agir como um treinador (mentor) para cada membro. Líder de projeto, que essencialmente, é o capitão do navio, significa que você terá de verificar as águas turbulentas que podem estar à frente. Além disso, você precisará ser o exemplo que inspira sua equipe a segui-lo através dos tempos fechados, bem como os tempos calmos. Se você não tem habilidades de liderança, provavelmente não será capaz de vencer os desafios que gerenciar um projeto implica.
DICA 4: DEFINA METAS
Identifique momentos decisivos ao longo do projeto. Forneça um ciclo de vida, incluindo as quatro fases principais: iniciação, planejamento, execução e encerramento. Realize uma avaliação real no final de cada fase – da entrega do sprint aos documentos técnicos no plano do projeto. Você precisará de todos os envolvidos para garantir que o desenvolvimento cumpra todas as especificações do projeto. O produto precisa estar alinhado com a qualidade que seus clientes estão esperando. Essas metas não só irão ajudá-lo a diminuir as mudanças, como também irão alertá-lo de quaisquer problemas recorrentes.
DICA 5: COMUNICAÇÃO – MANTENHA SEMPRE A “PORTA ABERTA”
Comunicação Um dos passos mais importantes no processo de gerenciamento de projetos é garantir que as linhas de comunicação estejam sempre abertas. Tenha um plano de comunicação e use-a. Ao longo de todo o projeto, a comunicação deve ser consistente, aberta, honesta e clara. Certifique-se de manter contato com todas as partes interessadas e membros da equipe durante todo o processo. E também que todos tenham as informações necessárias para tomar decisões e avançar com a mesma velocidade.
DICA 6: TENHA TUDO DOCUMENTADO.
Para que não haja problemas como funcionalidades e telas não solicitadas , desde o início do projeto por todo o caminho, faça e tenha documentação assinada pelos interessados. Mesmo com os melhores processos de gerenciamento, não é sempre que um projeto é concluído no prazo e dentro do orçamento, de modo que você precisará ter a documentação apropriada para prestar contas com seus stakeholders para quaisquer imprevistos. No entanto, não perca muito tempo documentando tudo o que acontece.
DICA 7: GERENCIANDO OS RISCOS DO PROJETO
Riscos são inevitáveis, mas saber gerenciá-los da maneira correta faz toda a diferença. Com sua experiência no gerenciamento de projetos, você pode usar trabalhos semelhantes para orientá-lo e prever quando o risco é iminente e quando uma ação corretiva precisa ser tomada. Em todo caso, você precisará identificar e controlar os riscos antes que ele controle você. Uma vez que um risco é apenas um problema em potencial, cuide dela antes que se torne um problema real. Como uma das mais importantes práticas no processo de gerenciamento, gestão de riscos é essencial para o sucesso do projeto.
DICA 8: EVITE O “ESCOPO INFINITO“
Gerenciamento de escopo em gestão de projetos é outro elemento essencial para o sucesso do projeto. Apesar de inevitável, é seu dever não deixar que as mudanças no projeto se transformem em caos. Em geral, a mudança do escopo ocorre quando novos elementos são adicionados a um projeto que já foi aprovado, mas nenhum aumento é dado ao orçamento, tempo ou recursos para compensar. Se isso ocorrer com muita frequência, você pode realizar uma reformulação no escopo original, somente certifique-se de ter a documentação adequada e todas as partes interessadas junto para assinar essas mudanças antes de prosseguir.
DICA 9: TESTE DE ENTREGAS
Pode parecer lógico, mas as funcionalidades devem ser testadas em cada entrega e antes do produto final. Antes de passar para a próxima fase do projeto, você precisa ter certeza de que o produto está seguindo o planejamento. No final do projeto, o sucesso é determinado se a entrega atendeu ou excedeu as expectativas do cliente. O momento de entrega do projeto (Grand Finale) é o sinal de conquista para você como um gerente, assim como o resto de sua equipe e as partes interessadas. Uma vez que o projeto está completo e o cliente está feliz, sua missão estará completa.
DICA 10: AVALIAÇÃO DO PROJETO
ROIQue lições você aprendeu ao longo de seu processo de gerenciamento de projetos? Cada projeto pode ser uma ferramenta de aprendizagem valiosa. Você deve rever o projeto como um todo, bem como analisar vários componentes: Quais foram as vitórias do projeto? Onde ocorreram as decepções? Este é o momento de tirar conclusões concretas sobre a qualidade do projeto e desempenho do produto. Compare o ROI planejado com o real, como uma maneira de compreender o nível de seu sucesso. Você pode usar as lições aprendidas a partir de cada projeto para minimizar falhas futuras e melhorar cada vez mais suas habilidades.
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