10 mandamentos para criação de uma EAP

1- Mandamento (Cobiçarás a EAP do próximo)

Antes de iniciar a elaboração da EAP do seu projeto, verifique a estruturação de escopos de trabalhos semelhantes. Consulte outros projetos da empresa, literatura, entre outros. Aprender com o passado é uma habilidade importante e valorizada.

2- Mandamento (Explicarás todos os subprodutos, inclusive os necessários ao gerenciamento de projetos)

Lembre-se: O subproduto que não estiver na EAP (WBS) não faz parte do escopo do projeto. É importante, dessa forma, não deixar nenhum de fora. Vale mencionar também que o conceito de subproduto inclui os serviços como teste, alinhamento, treinamento, instalação dentre outros. A EAP (WBS) não deve conter insumos/ recursos físicos a serem utilizados na geração dos subprodutos. Os custos de viagens, material, pessoal devem ser alocados ao elemento da EAP (WBS) para o qual eles contribuem.

3- Mandamento (Não usarás os nomes em vão)

Não devem ser usados nomes vagos para os elementos da EAP. Não pode haver duvidas semânticas acerca dos subprodutos representados. Utilize termos concretos que representem subprodutos. Ex. ao invés de “Elaborar o Manual do Equipamento” opte por “Manual do Equipamento”

4- Mandamento (Guardarás todas as descrições dos pacotes de trabalho na EAP)

Os pacotes de trabalhos devem ser claramente definidos no dicionário da WBS para que fique bem explicito o trabalho a ser realizado. O “Dicionário da WBS” é o documento que define e / ou descreve o trabalho a ser realizado em cada pacote de trabalho da WBS.

5 – Mandamento (Decomporás até o nível de detalhe (pacote de trabalho) que permita o planejamento e o controle do trabalho necessários para a entrega do subproduto).

O planejamento e o controle incluem: escopo (verificação e controle de mudanças), tempo (definição das atividades), custos (planejamento de recursos, estimativa de custos e orçamento) e riscos (planejamento do risco)

6 – Mandamento (Não decomporás em demasia, de forma que o custo, o tempo de planejamento e o controle não tragam o benefício correspondente).

Planejar e controlar tem o seu custo/tempo necessários para o trabalho. Assim, decomponha de acordo com a sua necessidade para o projeto. Os fatores de riscos e os custos associados são determinantes do rigor a ser aplicado nos controles. Caso um projetos tenha produtos como altos níveis de incertezas (riscos altos) e custos elevados, os controles demandarão uma decomposição extremamente detalhada.

7 – Mandamento (Honrarás o pai).

Cada elemento da EAP deve ser componente do subproduto ao qual está subordinado (pai). Ex: O fato de um treinamento depender da disponibilidade de um manual do equipamento não quer dizer que a elaboração do manual faça parte deste mesmo treinamento.

8 – Mandamento (Decomporás de forma que a soma dos subprodutos dos elementos componentes (filhos) corresponda ao subproduto do elemento pai).

A soma dos subprodutos componentes dever ser equivalente ao subproduto que foi decomposto

9 –Mandamento (Não decomporás em somente um subproduto).

De acordo com o mandamento anterior, se um elemento tem somente um componente, ele é igual ao pai e, em assim sendo, por que representá-lo duas vezes?

10 –Mandamento (Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais de um subproduto).

Não podemos ter um elemento (filho) como componente de mais de um subproduto (pai). Ex.: Considerando que para ministrarmos dois treinamentos utilizamos a mesma apostila, não devemos colocar a elaboração deste como subproduto dos dois treinamentos. É importante lembrar que podemos ter elementos com o mesmo nome compondo subprodutos diferentes, mas cada um com um significado específico.

Fonte: Xavier, Carlos Magno da Silva Xavier – “Gerenciamento de Projetos – Como definir e controlar o escopo do projeto” – Editora Saraiva; 2a edição, São Paulo, 2009.