Gestão Ágil de Projetos na Administração Pública

O novo serviço público busca na sua essência o interesse público conduzindo suas práticas em torno da transparência e responsividade. A transparência, visa informar fatos associados ao desempenho, acerto e erros da organização e a responsividade busca atender as expectativas acerca das diversas variáveis (valores) que envolvem a comunidade.
A finalidade de ambas as práticas leva os gestores públicos a avaliar os processos e projetos organizacionais a fim de alinhar a atual realidade do serviço público com as premissas sobre a qual o novo serviço público se propõe.

Desafios e soluções

Diante desse cenário de mudanças e adaptabilidade o gestor público necessita de ferramentas para conduzir os processos e os projetos de maneira que os mesmos possam ser embasados na transparência e na responsividade.
A maneira como os projetos são planejados nas grandes organizações não está mais atendendo a agilidade nem a transparência que a sociedade contemporânea está exigindo. São necessários processos mais ágeis de gestão de projetos, com mais dinâmica na comunicação.
Dentre as diversas metodologias de gestão de processos e projetos, o que mais se assemelha com as características do novo serviço público é o Scrum, pois visa tornar os processos e projetos mais flexíveis e eficazes visando à satisfação do cidadão e a rápida adaptação às mudanças.
Apesar do Scrum ser uma metodologia utilizado para o desenvolvimento de software, suas premissas básicas de participação e integração de cidadãos e colaboradores nos processos de concepção do produto, planejamento e melhoria contínua faz com se torne adaptável a aplicação para os projetos e processos das instituições públicas.

Entendendo o Scrum:

• Equipe: Product Owner, Scrum Master e o Time Scrum.
• Cerimônias do Scrum: Daily Scrum, Sprint Planning Meeting, Sprint Review, e Sprint Retrospective.
• Product Owner, é o responsável por gerar demandas e especificá-las
• Scrum Master é a liderança que conduz o time, elimina as barreiras apresentadas pela equipe.
• Time Scrum: é multifuncional, pois é composto por integrantes de diversas áreas. O time Scrum visa a colaboração, o aprendizado e a sinergia.

Definindo as cerimônias do Scrum:

•  A Sprint Planning Meeting é a reunião de planejamento. O time juntamente com o Scrum Master e o Product Owner planeja as atividades que serão executadas em um Sprint. Durante a Sprint Planning Meeting o Product Owner apresenta as demandas a serem trabalhadas e o time busca entender essas demandas por meio de perguntas. Esse entendimento detalhado da demanda permite o compartilhamento do conhecimento, levando a um melhor entendimento do processo e da necessidade do cidadão.
•  A Daily Scrum é uma reunião diária, com período de quinze minutos, na qual os integrantes do time apresentam o status das suas tarefas. Durante esta reunião, cada integrante responde as seguintes perguntas: “O que eu fiz ontem? O que eu vou fazer hoje? Existem impedimentos?
•  A Sprint Review Meeting é a reunião realizada ao final de um Sprint, nessa reunião o time apresenta os resultados do que foi produzido. O conhecimento é compartilhado, pois há a troca de experiência entre os membros do time, isso traz agilidade e melhoria para o processo. Além disso, o fato do product owner dar feedback facilita a melhoria contínua do processo e um melhor entendimento das prioridades do cliente.
• A Sprint Retrospective Meeting acontece logo depois da Sprint Review Meeting. Nessa reunião o time avalia os pontos positivos e apresenta propostas de melhorias. Este encontro inicia com a avaliação dos pontos discutidos no sprint anterior e, é durante esta reunião, que se avalia o processo, o time e o produto com o intuito de melhorar continuamente o processo.

A adaptação do Scrum para o novo serviço público

A adaptação da metodologia* Scrum nos projetos e processos das organizações do novo serviço público sugere que os envolvidos tenham primeiramente seu papel definido. Sendo assim apresenta-se a seguinte estrutura de equipe:

•  Os servidores públicos como time scrum
•  Os gestores públicos são cidadãos como product ower
•  Gestores públicos como scrum master

Em relação a interação de equipe, planejamento, comunicação e melhoria de processos têm-se a seguinte adaptação:

• Sprint Planning Meeting: Momento em que o gestor público ou o cidadão expõe um projeto que deve ser executado pela equipe. Durante essa reunião as tarefas que devem ser executadas são definidas.
• Daily scrum: Reuniões diárias em que os servidores informam o status das tarefas que estão sendo executadas.
• Sprint Review Meeting: Reunião em que a equipe apresenta o resultado do que foi executado.
• Sprint Retrospective Meeting: Reunião em que servidores públicos, gestores e cidadãos se reúnem para avaliar o processo e pontos positivos e a melhorar.

Os benefícios do Scrum para o novo serviço público:

Dentre os diversos benefícios proporcionados pela aplicação do Scrum, aqueles que estão mais alinhados com as premissas do novo serviço público são:

• Ser uma tecnologia que se presta a projetos de interesse público,
• Comunicação constante e eficiente,
• Liderança participativa,
• Entendimento das demandas,
• Divisão de tarefas,
• Agilidade na resolução de problemas,
• Disseminação, criação e compartilhamento de conhecimento,
• Transparência na execução de tarefas,
• Responsividade ao cidadão e à comunidade,
• Melhoria contínua dos processos,
• Espírito de equipe
• Avaliação dos acertos e erros dos processos e projetos

Fonte: https://www.wegov.net.br/gestao-agil-de-projetos-no-governo/