Scrum, uma ótima ferramenta para gerir projetos sem perder tempo

Em meio à correria do dia a dia, como fazer para alcançar bons resultados em projetos, dentro do tempo e dos custos pré-determinados?  Esse com certeza é um desafio para todo empreendedor e suas equipes. Existem algumas metodologias que podem ajudar muito na gestão de projetos. O 5W2H ou um roadmap são algumas delas. Hoje, vamos falar sobre o Scrum.

Scrum, já ouviu falar? O termo é mais popular no mundo da tecnologia. Trata-se de uma abordagem inicialmente desenvolvida para ser aplicada à gestão de projetos de software. Essa metodologia foi desenvolvida por Jeff Sutherland.

De acordo com o autor e sua experiência enquanto piloto, o grande desafio de pousar um avião consiste no fato de que não existe uma fórmula fixa para fazer isso. Então, a todo segundo, o piloto precisa fazer ajustes para adequar o avião à trota necessária ao pouso. O mesmo vale para um grande projeto, que envolve pessoas e uma complexidade enorme de atividades.

O Scrum propõe que um projeto seja dividido em diversos ciclos de atividades, com reuniões frequentes para que a equipe possa trocar o que vem fazendo, e pensar formas de melhorar o processo com agilidade. Assim como no caso do avião, este metodologia propõe que o projeto seja acompanhado de pertinho e passe por mudanças de planejamento o tempo todo de forma livre e pouco engessada.

Termos técnicos que você vai ouvir quando falar em Scrum

Muitas vezes os jargões e palavras técnicas usadas para explicar como algo funciona são mais complicadas do que funcionamento em si. Esse é o caso do universo do vocabulário relacionado ao termo Scrum. A seguir, confira um miniglossário básico para você não ficar perdido no vocabulário:

Sprints: é o nome dado para os ciclos de cada projeto. Em geral são ciclos mensais. Esses grandes ciclos serão determinados para que determinadas tarefas sejam realizadas.

Product Backlog: é o nome dado para o conjunto de objetivos de um projeto. No caso de um projeto de desenvolvimento de software -para o qual o Scrum foi pensado inicialmente- é o nome dado ao pacote de  funcionalidades a serem implementadas em um projeto.

Sprint Planning Meeting: são reuniões periódicas que acontecem no início de cada sprint, ou ciclo, para planejar e priorizar os ítens do Product Backlog que serão desenvolvidos naquele período.

Sprint Backlog: é como se chamam as tarefas específicas que serão realizadas e desenvolvidas em cada ciclo, ou sprint.

Daily Scrum: essa é uma reunião diária para acompanhamento do projeto. A ideia é que toda a equipe se reúna diariamente para discutir as atividades desenvolvidas, disseminar conhecimento, identificar impedimentos e priorizar o trabalho daquele dia.

Sprint Review Meeting: essa é a reunião que acontece ao final de cada sprint para que a equipe apresente as funcionalidades que foram implementadas, ou os resultados do trabalho, daquele ciclo. A ideia é que depois dessa etapa, a equipe parte para o próximo ciclo.

O Scrum propõe um acompanhamento constante do projeto. O tempo todo a equipe estará se reunindo, trocando experiências, avaliando o que foi feito e re-planejando o que será feito em seguida.

Mais do que isso, uma das regras mais importantes do Scrum é que todos saibam o que está sendo feito, e que as atividades de cada ciclo (no geral e diariamente) sejam mostradas para toda a equipe de forma visual.

Principais pontos do Scrum

Jeff Sutherland publicou em 2016 o livro "Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo" para explicar e popularizar a metodologia. Ali ele apresenta alguns princípios básicos que estão aqui resumidos:

• Reuniões diárias: mesmo que seja rapidinho. Em apenas 15 minutos é possível repassar os principais pontos, discutir obstáculos e alinhar as atividades entre a equipe.
• Mostrar o trabalho de forma visual: as empresas perdem muito tempo de seus funcionários em reuniões com apontamentos sobre o que está sendo feito, o que foi concluído e o que está parado. Uma forma simples de resolver isso é criar um registro visual para demonstrar o andamento das tarefas. O Kanban tem tudo a ver com isso. Experimente criar um enorme painel, e colocá-lo onde todos possam ver – com todas as atividades e o status de cada uma. Assim, não é preciso perder tempo falando, as pessoas já saberão sobre o status do projeto apenas observando.
• Tenha equipes enxutas: uma das dicas do especialista é manter equipes pequenas, com até 10 pessoas. Estudos comprovam que equipes enxutas trabalham mais rápido e melhor do que grandes times.
• Esqueça os títulos de função: que tal chamar todos de “membros da equipe tal”? Estudos também demonstram que quando não são criados títulos para as pessoas que possam limitar o entendimento de seu papel dentro de uma equipe, elas trabalham melhor.
• Saiba priorizar: quando várias coisas são prioridade, nada é uma prioridade. Então, para que algo realmente seja feito, a metodologia scrum propõe que as atividades devem ser priorizadas. Uma coisa de cada vez.
• Heroísmo não é um bom sinal: quando uma equipe vira noites e consegue entregar um projeto às custas de muito, mas muito esforço – naquele ponto que chamaríamos até de ato heróico – você deve ficar alerta. Esse sinal pode indicar que a forma como aquele time trabalha precisa ser revista. Um time sobrecarregado em algum momento vai falhar.
• Valores da priorizados pela metodologia: Coragem, Compromisso, Foco, Abertura e Respeito. Estes precisam ser apresentados e mantidos em um local visível e ainda devem ser inspecionados e adaptados constantemente.

Veja abaixo algumas ideias para incentivar sua equipe a assimilar os valores do Scrum:

• Coloque os valores em uma parede e peça para cada membro da equipe escrever como eles estão sendo aplicados em seu dia-a-dia no trabalho.
• Adicione um “momento dos valores” em sua retrospectiva. Isto dará a todos uma oportunidade para inspecionar e adaptar os valores em sua equipe.
• Considere Introduzir um prêmio ‘valores’. Não é um prêmio sério, mas um prêmio divertido que às vezes pode ser entregue a duas pessoas ou toda a equipe quando um valor tenha sido demonstrado e todos reconheçam isso claramente.
• Apresente estes valores para membros de outros times que ainda não apliquem Scrum.

Bom, agora você já aprendeu sobre Scrum. Mesmo que você não desenvolva softwares, pode tirar boas práticas dessa metodologia. No final das contas, os dois principais pontos do Scrum são: acompanhamento de perto – e com isso também é mais fácil e motivar a equipe – e manter o registro das tarefas de forma visual.

Referência: SUTHERLAND, Jeff. Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo. Leya, 2016.